Hvordan jobbe med korona-beredskap

Korona-viruset Covid-19 er en av de mest alvorlige truslene vi har stått overfor som samfunn på lenge. Næringslivet rammes nå med full kraft, og informasjonsbehovet er enormt. Er du og din bedrift godt nok forberedt på alle områder?

Holdningen til viruset har endret seg dramatisk bare den siste uken. Svært mange er nå i gang med planlegging, beredskap, utredninger, viktige beslutninger og krisekommunikasjon. Andre har måttet prioritere ressurser på en måte som gjør at de føler seg bakpå. Men de aller fleste ser tydelig at det må jobbes godt og grundig med korona-beredskapen fremover. 

Når mye står på spill, er en godt forberedt og gjennomtenkt plan avgjørende for å bygge tillit og beskytte omdømmet, også lenge etter viruset er under kontroll. Det interne informasjonsbehovet er enormt i svært mange bedrifter, organisasjoner og fellesskap nå. Det forventes rutiner, planer og oppdatert informasjon. Om smitten skulle ramme nært, vil det behovet bli enda mye større.

Her er noe av det du må tenke på for å være forberedt nå og for utviklingen fremover:

1. Hvem trenger vi å kommunisere med – og hvordan når vi dem?

Som i alle krisesituasjoner, handler god krisehåndtering både om å håndtere selve krisen og iverksette de rette tiltakene, men også om god kommunikasjon med alle interessenter og alle berørte.

I en situasjon som med viruset er dette ekstra viktig, fordi det florerer med informasjon, påstander og tolkninger. Vi må alle ta ansvar for å kommunisere riktig og ansvarlig nå.

Vi må ha kontroll på hvem som trenger informasjon og kommunikasjon fra oss. Ansatte, myndigheter, kunder, leverandører, samarbeidspartnere og medier. Vi må tenke over hvem som er viktigst for oss nå, hva de har behov for å vite, hva vi har behov for å fortelle dem og hvilke kommunikasjonskanaler vi når dem gjennom.

Det handler om å kommunisere løpende om hva vi gjør nå og hvordan vi ser situasjonen og verden.

Og det handler om å være rigget for å kommunisere, selv om det skjer en dramatisk utvikling. Vi må har klart målene og kommunikasjonsprinsippene våre, spørsmål og svar og overordnede fakta. Alt vi kan gjøre klart nå er viktig, for plutselig har vi lite tid til å søke opp e-postadresser og vurdere hvem vi skal kommunisere med når.

2. Tar vi alle grepene vi kan nå?

Det er alltid en fare for å overreagere i en krisesituasjon. Å gå for hardt ut og fremstå som overdramatisk i etterkant. Det er et lederansvar å ta den risikoen nå, og sikre at vi har gjort alt som står i vår makt for å begrense krisen. Det bidrar til den store samfunnsoppgaven det er å begrense utbruddet og til å hindre at våre egen virksomhet rammes.

Allerede nå er det mange bedrifter og organisasjoner som innfører en rekke smittebegrensende tiltak. Da bør man tenke på og vurdere retningslinjer og regler for håndhygiene, tilgang på antibac og vaskemidler, skjerpede renholdsrutiner av kontor, møterom, knapper og trappegelender, om vi bør erstatte fysiske møter med videokonferanser eller telefonmøter, om vi må begrense reiseaktiviteten, og hvordan det gjøres mest hensiktsmessig. Bør nøkkelmedarbeidere holde seg hjemme? Bør vi delta på konferanser og frokostmøter? Slutter vi med håndhilsing i vår bedrift?

Mange viktige spørsmål må stilles og alternative løsninger må kartlegges i fall noen ikke kan komme på jobb. Det kan bli mange, helt plutselig.

3. Har vi en tydelig plan om krisen rammer?

Hva gjør vi om det blir konstatert smitte blant våre ansatte eller om ansatte blir satt i karantene på grunn av frykt for smitte? Hvem tar ansvar for hva? Hvordan kan driften gå mest mulig uhindret hvis det skulle skje? Hva blir konsekvensene for kunder, for ansatte? Noen har problemer med tilgang på varer fra underleverandører. En næringsmiddelprodusent mangler etiketter fra Kina. Gå gjennom bedriften, kartlegg og planlegg for worst case scenario. Du er kanskje ikke en virusekspert, men du må ha kontroll på hva organisasjonen din gjør for å forberede seg på et omfattende virusutbrudd. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har laget en hel veileder i kontinuitetsplanlegging, som vil være et godt utgangspunkt for mange. https://www.dsb.no/globalassets/dokumenter/veilede...

4. Har vi tydelig avklarte roller og en beredskapsstab klar?

Det vil være mange viktige roller som må ivaretas gjennom planarbeidet som gjøres. Utbrudd av en alvorlig smittsom sykdom gir noen helt spesielle utfordringer, fordi vi må regne med redusert bemanning og at nøkkelpersoner blir satt ut av spill. Derfor er det ekstra viktig å sette en mer robust gruppe som kan håndtere både drift og kommunikasjon. Hvem tar ledelsen i hvilke situasjon? Hvem håndterer det praktiske, hvem håndterer kommunikasjonen? Hvem er neste på listen om noen er satt ut av spill? Hvilke eksterne ressurser er det mulig å koble inn, om behovet er det?

5. Har vi løpende kontroll på fakta?

Når informasjonsbehovet er så stort som nå, så holder det sjeldent å sende ut informasjon og tenke at vi kan oppdatere i neste uke. Situasjonen internt og eksternt må følges løpende. Dette er et arbeid det bør forsøkes å dedikere minst én ressurs til nå. Denne person må ha et klart ansvar for å følge utviklingen også på kvelds- og helgebasis, slik at vi løpende kan tilpasse oss råd og vurderinger – og alltid har svar klare til dem som trenger det.
Norsk helsemyndigheter gir sine råd og vurderinger her: https://www.fhi.no/sv/smittsomme-sykdommer/corona

Kontakt oss for bistand:

Kruse Larsen bistår med planlegging, operasjonelt arbeid og prosjektledelse på kommunikasjon, men også på beredskap generelt, om det er behov for det. Vi har bred erfaring innen krisekommunikasjon, og følger situasjonen og oppdateringene rundt viruset tett. Vi kan bistå med trening, støtte og kapasitet, fra enkle interne informasjonsskriv til pressekonferanser og mediekontakt.

Hvis dere trenger bistand med noe av dette, ta kontakt med Jan-Erik Larsen på jel@kruselarsen.no, mobil 995 41 967, Bjarne Håkon Hanssen, bhh@kruselarsen.no, mobil 916 73 500, Tim Peters, tim.peters@kruselarsen.no, mobil 908 57 8434, eller Petter Kvinge Tvedt, pkt@kruselarsen.no, mobil 995 53 007.